Política de privacidad

Quién es responsable de tus datos

Si escribiste a un negocio que usa OnChats, el responsable del tratamiento es ese negocio: es quien decide qué te pregunta y para qué. Axiren Systems actúa como encargado del tratamiento, es decir, pone la plataforma y trata los datos siguiendo sus instrucciones. Para ejercer tus derechos puedes dirigirte al negocio o escribirnos a privacidad@axirensystems.com y lo trasladaremos.

Si eres el negocio, somos responsables de los datos de tu cuenta (alta, facturación y soporte) y encargados respecto a los datos de tus contactos.

Cómo te informamos al escribir

No hace falta que llegues hasta aquí por tu cuenta para enterarte de esto. Cuando escribes a un negocio que usa OnChats, en la propia conversación recibes quién trata tus datos y un enlace a esta página:

• Por mensaje directo, como un mensaje más al principio de la conversación, una sola vez. No se repite en cada respuesta: un aviso legal que sale cada vez deja de leerse al segundo.
• Por el chat de una web, fijo en el pie del panel, donde sigue estando mientras la conversación dure. Ahí no se manda como mensaje precisamente para que no se pierda hacia arriba al seguir escribiendo.

En los dos casos el aviso nombra al negocio, que es el responsable, y no a nosotros. Además, quien te responde se identifica como asistente automático en su primer mensaje: eso está más abajo, en Uso de inteligencia artificial.

Qué datos tratamos

• Mensajes que los usuarios envían a través de Instagram, del chat web u otros canales conectados, incluido el contenido del mensaje y el identificador de la conversación.
• Notas de voz, imágenes y otros archivos que el contacto adjunte a su mensaje. El archivo no se guarda en ningún momento: se lee al vuelo para convertirlo en texto —lo que se dice en el audio, lo que se ve en la imagen— y los bytes se descartan ahí mismo. Lo único que se conserva es ese texto, dentro de la conversación, y desaparece con ella.
• Identificador público, nombre visible y, en su caso, foto de perfil pública de la cuenta que nos escribe (obtenidos de la API de Instagram), necesarios para responder al contacto correcto y mostrar la conversación a su destinatario.
• Datos que el propio contacto comparte voluntariamente durante la conversación (por ejemplo, un número de teléfono o lo que busca).
• Datos de la cuenta profesional de Instagram que el negocio conecta voluntariamente (nombre de usuario, identificador de cuenta y un token de acceso para enviar y recibir mensajes en su nombre).
• Datos de cuenta del negocio que usa OnChats (email, nombre del negocio, datos de suscripción) y cookies técnicas de sesión, imprescindibles para el funcionamiento del panel. No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros.

Para qué usamos los datos

• Recibir y responder los mensajes que llegan a los canales conectados.
• Asistir al negocio en la atención a sus contactos, incluida la redacción de respuestas y mensajes de seguimiento mediante asistentes automáticos.
• Mantener el historial de la conversación para dar continuidad al servicio, y elaborar resúmenes y estadísticas internas de esas conversaciones para el propio negocio.

No vendemos ni cedemos estos datos a terceros con fines publicitarios, ni los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Uso de inteligencia artificial

Parte de las respuestas de los canales conectados las redacta un asistente automático (un sistema de IA) configurado por el negocio. El asistente se identifica como tal en la conversación y nunca afirma ser una persona; si preguntas si hablas con una IA, te lo confirmará. Puedes pedir en cualquier momento ser atendido por una persona del equipo.

Para generar las respuestas, el contenido de la conversación se procesa en Google Cloud (Vertex AI), que actúa como encargado del tratamiento bajo contrato y no utiliza ese contenido para entrenar sus modelos ni para fines propios. El procesamiento se realiza en centros de datos de la Unión Europea.

Si el contacto envía una nota de voz, el audio se transcribe automáticamente para que el asistente pueda leer lo que dice. Si envía una imagen y el negocio lo tiene activado, la imagen se describe en una o dos frases con el mismo fin. Las dos cosas las hace Google Cloud —Speech-to-Text para el audio y Vertex AI para la imagen— como encargado del tratamiento bajo contrato, en centros de datos de la Unión Europea y sin utilizar ese contenido para entrenar sus modelos.

El archivo no se almacena en ningún sitio. No tenemos ni servidor de archivos ni copia del audio o de la foto: se descargan del canal en el momento, se convierten en texto y se descartan. Lo que queda en la conversación es ese texto, marcado como lo que es —«[Nota de voz] …», «[Imagen] …»— para que nadie lo confunda con palabras escritas por el contacto. Una transcripción o una descripción automáticas pueden equivocarse; si algo de lo que aparece sobre ti no es correcto, puedes pedir que se rectifique o se elimine (ver Conservación y eliminación).

Al describir imágenes, el sistema tiene instrucciones expresas de no transcribir ni describir información sensible ni de categoría especial (informes, documentos personales, mediciones) ni el aspecto físico de las personas que aparezcan: en esos casos solo indica qué tipo de imagen ha llegado, para que la atienda una persona.

Te recomendamos no compartir por chat información sensible, datos bancarios ni documentos identificativos: para atenderte no hacen falta, y el canal de mensajería no es el sitio adecuado.

Base legal

Tratamos los datos de los contactos sobre la base del interés legítimo del negocio en atender los mensajes que ese contacto inicia voluntariamente (art. 6.1.f RGPD) y, cuando la conversación deriva en una relación contractual, sobre la ejecución de ese contrato (art. 6.1.b RGPD). Los datos de la cuenta del negocio se tratan para la ejecución del contrato de servicio con OnChats.

Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

No usamos cookies de analítica, de publicidad ni de terceros, y no te seguimos por otros sitios web. Por eso no verás un cartel de cookies: solo guardamos lo imprescindible para que el servicio funcione, y para eso la ley no exige pedirte permiso —pero sí contártelo—.

• Sesión del panel (onchats-session) — mantiene identificado al negocio entre pantallas. Caduca al cerrar sesión.
• Acceso durante una parada (ax_mantenimiento) — solo se crea si abres un enlace de acceso que te hayamos dado mientras la plataforma está en mantenimiento.
• Chat web — si escribes por el chat de la web de un negocio, tu navegador guarda un identificador aleatorio de conversación durante 30 días. Es lo que permite que al volver sigas hablando en el mismo hilo y no empieces de cero. No lleva tu nombre ni nada que te identifique fuera de esa conversación.
• Preferencias del panel — el tema y la disposición de los paneles. No son cookies: se quedan en el almacenamiento de tu navegador y no se envían a ningún servidor. Puedes borrarlas vaciando los datos del sitio.

Conservación y eliminación de datos

Las conversaciones se conservan 6 meses desde el último mensaje y después se eliminan solas. Es un plazo fijo, igual para todos: guardar una conversación muerta durante años no le sirve a nadie y multiplica el daño de cualquier incidente. Los datos de la cuenta del negocio se conservan mientras la cuenta exista.

Las instrucciones completas, paso a paso, están en eliminación de datos. En resumen, y en cualquier momento antes de que venza ese plazo:

• Si escribiste a un negocio que usa OnChats (por Instagram o por su chat web): escríbenos a privacidad@axirensystems.com indicando el nombre del negocio y el usuario o canal desde el que escribiste, o pídeselo directamente al negocio. Eliminaremos tu conversación y tus datos de contacto en un plazo máximo de 30 días y te lo confirmaremos.
• Si eres un negocio con cuenta de OnChats: puedes desconectar tu cuenta de Instagram en Ajustes → Canales en cualquier momento (revoca nuestro acceso y detiene el tratamiento) y solicitar la eliminación completa de tu cuenta y sus datos escribiendo al mismo correo.

Los datos se eliminan de inmediato de los sistemas activos; las copias de seguridad de la base de datos se conservan 7 días, tras los cuales desaparecen también de ellas. Las fotografías y archivos se eliminan de forma inmediata y definitiva: no se incluyen en las copias de seguridad.

Los archivos adjuntos no entran en este plazo porque no se guardan. Una nota de voz o una imagen se leen en el momento para convertirlas en texto y se descartan; no llegan a la base de datos ni, por tanto, a ninguna copia de seguridad. Lo que se conserva —y se elimina con la conversación— es el texto que resulta de ellas.

Podemos conservar lo imprescindible para cumplir obligaciones legales (por ejemplo, facturación).

Con quién compartimos datos

Para operar el servicio utilizamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento y están sujetos a contrato:

• Meta Platforms Ireland Ltd. — mensajería de instagram: entrega y recepción de los mensajes (UE / EE. UU. (DPF)).
• Supabase — base de datos, autenticación y archivos (UE).
• Hostinger International Ltd. — alojamiento de la aplicación y de la automatización (Francia (UE)).
• Google Cloud (Vertex AI) — generación de las respuestas del agente y descripción de las imágenes recibidas (UE (multi-región europea)).
• Google Cloud (Speech-to-Text) — transcripción de las notas de voz recibidas (UE (multi-región europea)).
• Resend — envío de correo transaccional (UE / EE. UU. (DPF)).

Stripe trata los datos de pago del negocio como responsable independiente, no como encargado nuestro: decide por su cuenta qué conserva para cobrar, prevenir el fraude y cumplir la normativa de pagos. Si escribiste a un negocio, tú no pagas nada aquí y tus datos no pasan por ahí.

Estos proveedores tratan los datos únicamente para prestarnos su servicio. Los datos viajan cifrados (TLS) y el acceso a cada conversación está limitado al negocio al que pertenece. Cuando una transferencia sale del Espacio Económico Europeo, se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a privacidad@axirensystems.com. Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Cambios

Si modificamos esta política, actualizaremos la fecha del encabezado y, cuando el cambio sea relevante, avisaremos por la propia plataforma.

Contacto

Responsable: Axiren Systems. Para cualquier consulta sobre esta política o tus datos, escríbenos a privacidad@axirensystems.com.